Servicios RPA

¿Sabías que existen diferentes tecnologías o especies en la evolución del mundo de los robots por software? Una de ellas, es la conocida como RPA (Robotic Process Automation). Surgió en la primera década del año 2000 como evolución del BPA (Business Process Automation), que a su vez había evolucionado del BPM (Business Process Management).

Puede que te estés preguntando qué deberías automatizar y qué deberías dejar para trabajar de forma manual. También puede que tengas dudas con el tamaño o envergadura de un proceso concreto y te parezca que no puedes automatizarlo por completo. En algunas ocasiones no sabemos por dónde empezar. Pues bien, antes de nada, vamos a sintetizar algunos conceptos básicos para arrancar con RPA.

Seguramente ya tienes en mente algunos procesos repetitivos y tediosos que desearías que un robot hiciera por ti. Lo que debes responder para saber si esos procesos serían buenos candidatos son los siguientes puntos:

En la actualidad y desde hace ya varios años, existen robots por software frecuentemente utilizados. Algunos de ellos son:

• RPA (Robotic Process Automation) El RPA consite en una aplicación software que emula un trabajador virtual o Robot. Este bot, es capaz de trabajar con una o varias aplicaciones de forma análoga a una persona cuando trata una transacción o lleva a cabo un proceso. El RPA no va a sustituir ninguna aplicación. Lo que hace es utilizar los recursos y sistemas disponibles para realizar el trabajo que se le asigne. Después de entrenar al software RPA en un determinado proceso, éste podrá interconectar varios sistemas si se necesita. Podrá manipular datos, completar transacciones, ejecutar acciones dependiendo de las solicitudes que reciba, etc. Y todo ello empleando las aplicaciones disponibles y configuradas en el sistema donde funciona.
  
  
• CSC(2) (Centro de Servicios Compartidos) Este tipo de software de automatización está vinculado a la automatización de procesos relacionados con la cadena de suministro. Y es que está demostrado que poner en la práctica una plataforma de captura automática de órdenes puede mejorar la velocidad de procesamiento hasta en un 75%. La automatización de estos procesos reduce gastos de mantenimiento y errores en las órdenes, resultando en millones de dólares como beneficio.
  
  
• SPA (Smart Process Automation)Esta tecnología otorga la posibilidad de automatizar completamente procesos de extremo a extremo y permite interactuar a diversos sistemas y tipos de datos, en los que se requiere, además de manejar el dato, comprenderlo y disponer de capacidades de auto aprendizaje, lo que se consigue utilizando la computación cognitiva y la inteligencia artificial.
  
  
• CNC (Control Numérico por Computadora)Con el CNC es posible controlar el movimiento de los ejes de máquinas como tornos, centros de mecanizado y células de mecanizado automatizadas.
  
  
• IPC (Software de Control de Procesos Inteligente)Esta tecnología es utilizada en un gran abanico de sectores industriales y diferentes tipos de máquinas y aplicaciones.

¿Cómo puedes saber si tu proceso puede ser automatizado con éxito? Existen 6 puntos claves que debes analizar para responder a esta pregunta.

• Alta predictibilidad: Será necesario describir el proceso mediante normas o pautas de negocio claras y que no den lugar a ambigüedades. En este punto, es muy ventajoso el tener el proceso bien documentado.
  
  
• Transacciones de gran consumo: Para definir si un proceso es idóneo para ser automatizado, no debemos centrarnos solo en si implica una gran cantidad de transacciones, sino especialmente en si consume recursos de forma significativa, ya sea a nivel económico como cuando se disparan los costes por errores, o a nivel de tiempo debido a que su procesamiento tarda mucho.
  
  
• Uso de múltiples sistemas: otra condición indispensable es que el proceso acceda a diferentes sistemas independientes para completarse.
  
  
• Susceptibilidad a errores y reprocesamiento: lo ideal es que la tarea que queremos automatizar sea propensa a un gran número de errores cuando se ejecuta de forma manual. Por ejemplo, que sea una tarea compleja que se realiza de forma esporádica.
  
  
• Pocas excepciones: para iniciar una automatización robótica, los procesos simples que presentan pocas excepciones en el desarrollo son los mejores candidatos. Una vez se vaya superado esa iniciación y ya se controle bien el proceso, podremos meternos progresivamente en el desarrollo de aplicaciones más complejas.
  
  
• Importante carga de trabajo manual: Los procesos que más nos van a beneficiar al ser automatizados son aquellos que presentan una elevada carga de trabajo manual y que sin embargo cuentan con una baja automatización.

A la hora de escoger una herramienta RPA, lo primero que pensarás es cuánto va a costarte montar la plataforma. Las licencias de algunas herramientas RPA pueden suponer un esfuerzo para un pequeño negocio, pero no te alarmes: también existen soluciones de pago por uso; de forma análoga a otros tipos de SAAS, existe el RPA como servicio, opción a tener en cuenta en caso de tener un presupuesto menor.

Para poder escoger la herramienta que más te convenga, una vez tengas claro tu presupuesto, puedes ir ojeando las webs de los publicadores para ver qué puntos fuertes tiene cada uno. A continuación, vamos a enumerar algunos de ellos destacando sus pros y contras, para ayudarnos a tener una idea global:

BluePrism

PROs

Este producto, pese a tener una interfaz que puede recordarte a aplicaciones muy antiguas, es potente y está enfocado a una entrega rápida de servicio. Incorpora IA para mejorar la rapidez y eficiencia de los procesos. Al igual que UiPath, tiene opción de arrastrar y soltar y puede conectar varias plataformas.

• Análisis predictivo
• Automatización asistida
• Extracción y gestión de almacenamiento de datos
• Notificaciones y supervisión en tiempo real

CONs

Al desarrollador puede parecerle demasiado ?encorsetado?, es decir, las actividades del robot son como ?cajas negras? donde no se puede personalizar nada prácticamente. Simplemente se permite definir las entradas y las salidas. La interfaz no es nada amigable. Las tarifas son elevadas y no existen ofertas gratuitas.

Algunos datos técnicos: Está construido sobre Microsoft .NET Framework. Puede automatizar cualquier aplicación y además también se puede integrar con cualquier plataforma (Windows, Java, etc.)

Automation Anywhere

PROs

Esta herramienta RPA de fácil uso está basada en la instalación web sin versión local, lo que hace honor a su nombre, ya que puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo y plataforma. Al igual que UiPath, dispone de una Community Edition para poder explorar todo lo que ofrece junto a otros usuarios. Dispone de una oferta gratuita de 30 días de prueba.

CONs

Podríamos pedir a los desarrolladores de esta herramienta una interfaz más amigable para mejorar la experiencia del usuario. La gestión de parámetros podría ser a su vez más rápida e intuitiva. Muchos usuarios primerizos reportan la deficiencia de plantillas para comenzar, así como una documentación de landing más completa. Puntualmente, se han comentado problemas con las nuevas versiones o con las ejecuciones desatendidas. Asimismo, podríamos decir que el costo de la suscripción es bastante alto.

Algunos datos técnicos: Cuenta con utilidades OCR basadas en ML. También cuenta con herramientas analíticas e integración con sistemas heredados. Los bots sencillos son fáciles de desplegar. El despliegue de bots más complejos requiere C# y XML.

Microsoft Power Automate (antes Microsoft Flow)

PROs

Este software, además de permitirte crear bots de RPA, también puede utilizarse para automatizar tareas construyendo un flujo automatizado sin necesidad de saber programar. Puede grabar las interacciones manuales de un usuario para así reproducirlas posteriormente. Incorpora inteligencia artificial y está dotado de una interfaz guiada que permite crear bots sin código. Acceso 24/7 a Azure Cognitive Services y Bot Framework. Tiene una gran cantidad de plantillas más utilizadas y al estar basado en disparadores, permite crear cadenas de tareas sencillas para automatizar tareas.

CONs

Una vez pasamos a escenarios de flujo de trabajo más complejos, lo más probable es que se necesiten conocimientos del lenguaje de definición de flujo de trabajo (WDL) propietario de ?Logic Apps?. Cuando vamos a implementar escenarios comerciales más complicados, nos encontramos rápidamente con una curva de aprendizaje bastante pronunciada, sobre todo si los conectores asumen que ya están colocados los JSON más adecuados. Al ser un producto básico, no impone grandes exigencias a la infraestructura. Power Automate está incluido en la suscripción de Office 365 como una solución en la nube, pero debemos tener en cuenta que la cantidad de posibles instancias de flujo de trabajo es limitada.

Algunos datos técnicos: Microsoft Power Automate puede comunicarse con más de 275 orígenes de datos y con cualquier API. La propia compañía informa de que esta herramienta se alinea mejor con Microsoft Power Platform, la cual aglutina Power Automate, Power BI y PowerApps, combinando así su potencia.

WorkFusion

PROs

Esta herramienta de RPA es rápida, tiene una interfaz muy agradable para el programador y una curva de aprendizaje poco pronunciada. El coste de las licencias es bajo. Combina características de dos de las herramientas más potentes en RPA a la hora de capturar objetos HTML.

CONs

El coste de las licencias para OCR es alto. En cuanto a la documentación y los cursos que ofrece la empresa de este software, los usuarios reportan que son algo confusos. Además, cuando la herramienta alerta de errores, no es sencillo identificar cuáles son. Se echa en falta integración con herramientas de terceros.

Algunos datos técnicos: Su plataforma está basada en Groovy, que como sabes es un lenguaje de programación orientado a objetos sobre Java. La suite está formada por tres componentes: Studio, la interfaz que permite diseñar y programar los bots RPA; Control Tower, para gestionar su ejecución; y los propios bots.

UiPath

PROs

UiPath es la plataforma líder en RPA y por varios motivos. No en vano estamos hablando de la plataforma de automatización empresarial más sólida, mejor calificada y más adoptada del mercado.

• Su interfaz es muy amigable e intuitiva.
• Tiene la comunidad de usuarios más grande a nivel mundial, por lo que en su foro es prácticamente imposible no encontrar un topic cuando buscas información o soluciones a errores. Es una comunidad muy activa y muy útil para aclarar dudas, compartir problemas, etc. Además, UiPath ha asignado un equipo oficial para brindar asistencia a los usuarios de la comunidad a través de esta plataforma. Por otro lado, la documentación del producto es muy completa y posee una sección de aprendizaje (su sección de learning llamada Academy) que sirve tanto para iniciarse como para prepararse a las certificaciones más avanzadas.
• Periódicamente puedes conectarte a seminarios y charlas ofrecidas por expertos de UiPath, con acceso libre, y su sección de artículos de conocimientos de todo tipo en la Community es inmensa.
• Brinda seguridad mediante la administración de credenciales, permitiendo cifrado y controles de acceso según el rol.
• La automatización con esta herramienta es de ocho a diez veces más rápida también a través de Citrix.
• Proporciona una plataforma abierta.
• Puede manejar cualquier número de procesos independientemente de su complejidad.
• UiPath ofrece la edición comunitaria, que es totalmente gratis y puede ser la opción perfecta para para equipos pequeños o programadores autónomos.
• UiPath proporciona una gran cantidad de actividades que podemos reutilizar según nuestras necesidades simplemente cambiando las propiedades y los parámetros.
• Ofrece flexibilidad para crear actividades personalizadas según las necesidades de los usuarios.
• UiPath brinda la flexibilidad de usar un robot desatendido sin necesidad de Orchestrator.
• El componente orquestador de UiPath es una herramienta muy poderosa que, si se utiliza de manera efectiva, puede hacer que la administración y el monitoreo del robot sean muy fáciles y eficientes.
• Por supuesto incluye inteligencia artificial y múltiples herramientas de OCR.
• UiPath ha puesto en marcha la iniciativa Automation First, mediante la cual se construirán laboratorios de inmersión en todo el mundo, con instalaciones de demostración listas para usar. Estos laboratorios integran las tecnologías más punteras de su ecosistema de socios.
• UiPath ofrece con su programa de parthership varias ventajas: experiencia especializada con acceso exclusivo a ventas, preventa y capacitación técnica. Ser partner acredita con certificaciones reconocidas en la industria que generen confianza a los clientes y que a su vez demuestran que poseer una gran experiencia con el producto. Además, al hacerse socio UiPath, se cuenta con un acceso a documentación de mejores prácticas, la posibilidad de abrir de tickets de soporte, poder asistir a eventos específicos de socios y muchas otras herramientas de ventas y marketing. El acceso al producto crece a medida que se avanza en el programa de socios.

CONs

• Se podría decir que la funcionalidad de codificación es limitada, aunque es cierto que algunas de sus actividades permiten programar con .net y #C, lo cual amplía su potencia de una forma muy significativa.
• Tras actualizar cualquier paquete, no podemos editar las propiedades.
• La concesión de licencias es un poco complicada, especialmente para pequeñas organizaciones o autónomos.
• Se necesita tiempo para acostumbrarse a su funcionamiento para empezar.
• A veces es difícil encontrar los localizadores de objetos utilizando UiPath, especialmente en plataformas heredadas.
• A algunos usuarios les parece que la vista de secuencia no es la esperada y que debe cambiarse para que sea fácil de usar.